jueves, 2 de agosto de 2012



para comprender mejor sobre en que consisten las tablas dinámicas!!!!!!!!!!!!!




TABLAS DINAMICAS


INTRODUCCIÓN:
Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.
 La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.
Empezaremos con un ejemplo:
Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

Tabla Base

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.
Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"
Panel Tablas

en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en este último como se puede ver
Menú
a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"
Panel Crear tabla dinámica
en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado, incuyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo" y  pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:

  • Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

  • Nueva cinta de opciónes


  • Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica"  que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y  "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra
Boton arrastrable

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen valores   numéricos, siempre aparecen en rectángulo  "Valores".                                   
Lista de campos de Tabla Dinámica



como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas  "MAQUINA"   y   "CANTIDAD"  lo debemos hacer en el próximo paso

Casillas de verificación marcadas

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

Primera tabla

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla

Luego de filtrae

luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta.
Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel   "Lista de campos de tabla dinámica" 
Nueva Tabla

se ve que en los rectángulos,  mas precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón  VENDEDOR  en forma simultánea a la la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo  "Rótulo de columna"
Nueva ubicacion de botones
y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato
Nuevo formato de tabla
En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.
Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA
Nueva ubicacion de botones
y se genera la tabla
nueva tabla

donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.
Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos viendo.
Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente
Configuracion de campo de valor
Parte inferior de Configuracion de campo de valor
en el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"
Configuracion de campo de valor
en el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx y  luego de aceptar, la tabla se transforma en
Resumen de Máximos
que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)
Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son  tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo







Ventajas y Desventajas de las Tablas Dinámicas

Las Tablas Dinámicas en Excel deben ser una de las herramientas más usadas de este software y por las que más nos preguntan a la hora de ver cuánto sabemos de Excel.
Esta herramienta tiene muchas ventajas, muy fácil de usar, rápidas, pueden trabajar con muchos datos, permite incorporar gráficos entre otras. Pero también tiene limitaciones que es importante conocer.


Principales Ventajas de las Tablas Dinámicas


  1. Fácil de usar: este debe ser su principal atributo, con solo algunos clicks puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que esté haciendo, con muy pocas otras herramientas puedo en dos clicks, mostrar todas las ventas de un determinado vendedor, por poner un ejemplo.
  2. Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar los datos a una reunión y comenzar a sacar información "on demand" o trabajar con los datos en equipo.
  3. Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las fórmulas "tridimensionales" cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinámicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Página como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel más de "resumen" que cuesta conseguirlo con fórmulas normales.
  4. Múltiples vistas y cálculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadísticos resumen, con un par de clicks puedo: cambiar la función de agrupación (SUMA, CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Además podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el análisis.
Las Desventajas de las Tablas Dinámicas
  1. Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles como uno quisiera. Por ejemplo, no puedo en una misma tabla dinámicaagrupar datos y por otro lado generar un elemento calculado. Necesariamente hay que generar una nueva Tabla Dinámica, pero inclusive con un origen de datos nuevos (Ver punto 3).
  2. "Monolíticas": En general la Tabla Dinámica genera una especie de "aplicación" a la que cuesta mucho acceder a sacar datos. La opción de trabajar sin las funciones de GETPIVOT permiten de alguna manera poder acceder a los datos, pero al momento de cambiar la tabla dinámica esa referencia se volverá sin sentido. Hay que recurrir a las funciones de Importación de Datos Dinámicos, que deben ser las fórmulas más complejas de entender de todas (según mi parecer).
  3. Memoria de Datos: Excel trata siempre de optimizar recursos y hay veces en que esta optimización nos trae repercusiones: en Excel 2003 era común tener dos o más Tablas Dinámicas, modificar una y replicar lo mismo en todo el resto. En Excel 2007, al parecer eso no ocurre, pero sí pasa que las Tablas quedan linkeadas a la fuente, cualquier Informe Dinámico que haga sobre esos datos va a compartir características con otros generados.
  4. Procesamiento y Cálculos: Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta muy potente, no queda tan claro (por lo menos a primera vista) de como operan y muchas veces pueden llevar a confusión a usuarios no tan expertos. Además hay cálculos que matemáticamente pueden parecer triviales, pero no son soportados por la herramienta.
En conclusión lo importante es conocer como operan las Tablas Dinámicas y sobre todo conocer muy bien sus ventajas y desventajas. Y sobre todo lo más importante es saber que para cada problema existe una mejor herramienta que otra -no única claro- pero que puede hacer el trabajo de una manera mucho más eficiente.

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